Bestämma tid för möte med Doodle el. Tungle

Det kan vara svårt att bestämma en tid för ett möte som passar alla deltagare. Man skickar mail och ringer fram och tillbaka för att få till en tid som gör att så många som möjligt kan närvara. Ibland bestämmer man bara en tid och så får det bli den tiden oavsett hur många som kan komma, för att administrationen att hitta ett bra datum blir för omständlig.

Facebook har tjänsten ”Events” som man kan använda om datum och tid är spikat. De här tjänsterna jag beskriver nedan hjälper dig att hitta datumet och tiden. Det är alltså steget före. Dessutom kräver dessa tjänster inte att du har ett Facebook konto – faktiskt kräver de ingenting av mötesdeltagarna, bara att de har tillgång till en dator och även mail för den ena av dem.

Båda tjänsterna ger dig som ev. mötesskapare möjligheten att lägga in flera alternativ av datum och tider som du sedan förmedlar till de du vill ha på mötet. Att svara på en mötesförfrågan kan man göra i båda tjänsterna utan att ha ett konto i den specifika mötestjänsten.

Doodle är en väldigt smidig lösning för att snabbt få fram en bestämd tid för möte. Du får en mötesförfrågan skickad till dig via mail eller så dyker det upp en länk i ett blogginlägg (som nedan) som du kan gå in via och delta. Här kommer lite för- och nackdelar med Doodle.

Fördelar
– det krävs inga inloggningar varken för att skapa ett möte eller för att besvara en mötesförfrågan
– lätt att använda
– alla som får länken till mötesförfrågan kan lägga till sig själv i listan
– finns en hel del inställningar för mötet ex. hemliga svar och endast ett svarsalternativ/person
– som mötesskapare får du mail varje gång någon varit aktiv på mötessidan, fast det kan du stänga av under inställningar
– mötesplatsen är länkad till Google Maps
– bli medlem (gratis) och du kan koppla din kalender, ex Google Calender som jag berättade om här så du snabbt kan se vilken tid som passar dig bäst
– om du är medlem (gratis) kan du skicka inbjudningar via Doodle istället för din egen mailklient. Men du kan välja vilket som.
– finns betaltjänster om man exempelvis vill slippa all reklam på sidan Här kan du läsa om de olika varianterna på betaltjänster

Nackdelar
– hanteringen efter att alla ”röstat” finns inte i Doodle. Man får skicka separat information om vilken tid det blev och var och en får själva lägga in uppgifterna i sin kalender.
– finns inte som app för iphone eller andra mobiler/läsplattor, men den som blir inbjuden kan svara på en mötesinbjudan i mobilens webbläsare
– man kan bara synkronisera kontakter från Google-konto, Outlook och Lotus Notes – inte Mac Adressbok t.ex

På den här länken kan du se hur det ser ut när man går in på sidan för att bestämma ett datum. Länken är aktiv ett tag, men inte för alltid. Är du inte medlem fyller du i ditt namn och väljer de förslag som passar för dig. Du kan välja flera stycken, om den inställningen inte är ändrad av mötesskaparen. Är du medlem kan du använda fliken ”Calender view” för att se vilka tider du kan enligt din egen kalender, du ser då även de förslagna tiderna i din kalender.

Tungle är en mer avancerad lösning för att bestämma tid för ett möte. För att kunna svara på en mötesförfrågan måste du fått en inbjudan via mail. Även Tungle har för- och nackdelar.

Fördelar
– du kan logga in med Twitter, Facebook eller skapa ett konto unikt för Tungle.me
– du får en väldigt tydlig överblick av vilka lediga tider du har när du har kopplat till din kalender
– trots sin komplexitet är det enkelt att ställa in och använda
– du kan synka in de FB-event du ska delta i, så de syns i din kalender via Tungle.me
– hantering av att meddela mötesdeltagarna om vald tid finns
– när mötet är bestämt kan du automatiskt få det inbokat i din förvalda kalender
– ingen reklam på sidan
– du kan koppla till din egen logga till din tungle.me sida som även kommer ut i bekräftelsemailet till alla mötesdeltagare
– man kan skapa 10 st. olika mötesplatser som ligger lagrade i din profil, karta används och länkas i mötets uppgifter
– det finns en iphone app där man kan skapa och hantera möten
– en Mac-app gör att du kan synka från din iCal och dina kontakter i Address Book
– man kan lägga en widget på sin blogg som visar när man är ledig t.ex. Denna länken leder dig till nerladdning av ett plugin för WordPress

Nackdelar
– alla som ska ”rösta” på en mötestid måste vara inbjudna via e-post först
– lite otydligare användarsnitt när man ska ange vilka tider man kan delta i mötet

Eftersom det krävs en inbjudan kan jag inte ge dig en länk att kika på. Men ta dig gärna en titt deras hemsida, www.tungle.me istället.

Använder du någon av dessa tjänster? Vad tycker du om dem? Vilken är bäst enligt dina behov? Kanske använder du en helt annan tjänst som jag inte nämnt. Berätta gärna i en kommentar!

Dela gärna inlägget med andra genom att klicka på någon av nedan knappar.