I jobbet använder vi ett väldigt enkelt och ganska användarvänligt projektverktyg, så vi har samma för våra personliga to-do.
Vet inte om du gillar att använda listor av olika slag och få glädjen att bocka av sånt som är klart, men vi gillar det i alla fall! Och det avlastar vår hjärna.
Ett projektverktyg kan vara otroligt komplext och avancerat, men Asana som vi använder är inte det, och det är gratis. Men ge det tid, det kan verka ologiskt i början, men är superlogiskt 🙂 Som vanligt är det inget samarbete eller affiliatelänk, vi vill bara dela med oss av något vi tycker är bra.
Asana – vår extra hjärna
Du kan skapa gratis konto på asana.com
När du loggat in gör en workgroup för de personer som är involverade i projektet. I vårt fall är det olika team för olika projekt. För våra privata projekt har jag skapat ett team för mig och Roger, och där inne har jag skapat ett gäng olika projekt. Ex: FrankieBoy, anna-forsberg.se och Sverige.
I FrankieBoy projektet ligger to-do som boka besiktning, boka fukttest etc. I projektet för bloggen ligger uppgifter som har med bloggen att göra, som att skriva Approved by-inlägg i början av varje månad. Och i Sverige-projektet ligger sånt som ska göras när vi är i Sverige. Det är i Asana vi samlar våra checklistor!
I varje projekt kan vi tidsinställa och skapa återkommande uppgifter. T.ex. när vi bokat besiktning och kryssar ”klart” så skapas det automatiskt en ny to-do om ett år (för det är vad vi ställt in den uppgiften på).
Varje uppgift går att tilldela den andre. Så om jag tycker det är Roger som ska göra en sak så kan jag bara tilldela det till honom så det dyker upp på hans påminnelselista.
Listan My Tasks och Inbox är inte samma. Har förstått att en del bara använder Inbox listan och då blir det tokigt. De fyller båda en fantastisk funktion, särskilt om en är flera i projekten.
My Tasks är alla dina uppgifter som är tilldelade till dig. Alltså din to-do. Inbox är händelselistan, där står alla kommentarer och vad som hänt med de olika uppgifterna, där står också när du blivit tilldelad en uppgift och det är nog det som kan förvilla och göra att folk använder Inbox som sin to-do. Du kan i Inbox också se vad andra gjort med uppgifter som du tilldelat andra t.ex. Inboxen är bra att hålla koll på eftersom dialog kan föras där, men det är My Tasks som en ska följa när en ska ta sig igenom uppgifterna.
Det finns så klart förbättringsområden även i Asana. Sökningsfunktionen inkluderar t.ex. inte projektnamn i sitt resultat och det går inte att sortera eller filtrera mellan projekten. Det hade varit väldigt användbart för oss som har väldigt många projekt (ett för varje kundsajt).
Rutin för att använda verktyget
Finns många fördelar med Asana, det svåraste med ett projektverktyg är nog att använda det, att ge det lite tid. Alltså få rutin på att faktiskt gå in i det dagligen och att lägga in allting som ska göras i rätt projekt. Det går också att aktivera notiser så en får mejl som påminner om vad som ska göras. För oss som använder Asana i jobbet blir det en naturlig sak att även kolla till de personliga uppgifterna när vi är inne varje dag.
Vet att flera av mina vänner har uppskattat tipset för personligt bruk, så nu tänkte jag det kunde vara på plats att berätta om det även för dig som läsare av vår blogg.
Ladda hem app till telefon/läsplatta om det är där du helst vill använda tjänsten, funkar finfint där med!
Hur gör du för att komma ihåg allt det där som ska göras?
Bilden föreställer det som syns när en klar med alla sina uppgifter för dagen i Asana.
/Anna & Roger
